الربط مع هيئة الزكاة والدخل لنظامك الحالي، دون أن تستبدله

تطبّق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (الزكاة والدخل سابقًا) الفوترة الإلكترونية على مرحلتين. بدأت المرحلة الأولى، مرحلة الإصدار، في 4 ديسمبر 2021 لكل المكلفين ما عدا غير المقيمين. وبدأت المرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، في 1 يناير 2023 على موجات بحسب الفئات المستهدفة1. في المرحلة الثانية لا يكفي أن يُصدر نظامك فاتورة إلكترونية؛ يجب أن يرتبط نظامك بأنظمة الهيئة2.

ويقسّم الدليل التفصيلي للهيئة الربط إلى مسارين بحسب نوع الفاتورة3:

• الفاتورة الضريبية (غالبًا بين المنشآت): يرسلها نظامك بصيغة XML إلى منصة فاتورة عبر واجهة برمجية لـالاعتماد (Clearance). تتحقق المنصة منها، ثم تضيف ختم التشفير ورمز QR وتعيدها معتمدة. ويجعل الدليل الاعتماد شرطًا لمشاركة الفاتورة مع المشتري، مع حالات يحددها حين يتعذّر الوصول إلى المنصة3.
• الفاتورة الضريبية المبسطة (غالبًا للأفراد): يختمها نظامك بنفسه بختم التشفير، مستخدمًا معرّف ختم التشفير (CSID) الذي تصدره الهيئة، ويضع عليها رمز QR بالمواصفات المطلوبة، ويسلمها للمشتري فورًا، ثم يرسلها إلى المنصة (Reporting) خلال 24 ساعة من إصدارها3.
• الاعتماد لا ينطبق على الفواتير المبسطة، والفواتير تُنشأ بصيغة XML أو PDF/A-3 مضمّن فيه XML، لكن ما يُرسل للمنصة هو XML فقط3.
• ويجب أن يكون الحل التقني في إصدار الفواتير الإلكترونية (EGS) مسجّلًا على منصة فاتورة قبل أن يرسل أي فاتورة3.

تقول الهيئة إنها تبلغ المكلفين بموجتهم في المرحلة الثانية قبل ستة أشهر على الأقل1. فلا حاجة لتخمين الموعد: يصلك إشعار من الهيئة، وتُحسب المدة من تاريخه. وما يحدد الموجات هو الهيئة نفسها وفق الفئات التي تعلنها على صفحة مراحل التطبيق1.

وقد لا تكون في انتظار الإشعار أصلًا. تذكر صفحة مراحل التطبيق أن موعد الموجات من الأولى إلى التاسعة انقضى وأن كل المكلفين فيها ملزمون بالربط، وآخر موجة معلنة فيها يوم قرأناها هي الموجة 25: الإيرادات السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة أكثر من 187,500 ريال، وموعد ربطها 1 فبراير 2027، مع موجات أخرى ستُعلن لاحقًا1. فإذا وصلك الإشعار أو مضى موعدك، فالخطوات أدناه نفسها، لكن على المدة المتبقية لا على ستة أشهر.

الأشهر الستة كافية إذا بدأت مبكرًا، وضيقة إذا انتظرت. هذه الخطة التي نقترحها من يوم وصول الإشعار:

1. الشهر الأول: نجرد كل مكان يصدر منه نظامك فاتورة أو إشعارًا دائنًا أو مدينًا، ونحدد نوع كل فاتورة: ضريبية أم مبسطة.
2. الشهر الثاني: نقارن بيانات فواتيرك بالحقول المطلوبة، ونحدد ما ينقص (بيانات المشتري، رموز الضريبة، الترقيم، تجزئة الفاتورة السابقة).
3. الشهر الثالث: نبني طبقة الربط: توليد XML، والختم، ورمز QR، والإرسال للمنصة للاعتماد أو خلال 24 ساعة بحسب نوع الفاتورة، وتسجيل كل رد من المنصة.
4. الشهر الرابع: نختبر الفواتير ونصلح كل خطأ، ثم تسجّل نظامك على منصة فاتورة من حسابك لدى الهيئة، ونرشدك خطوة بخطوة.
5. الشهر الخامس: تشغيل تجريبي على فواتير حقيقية بعدد محدود، مع مراقبة يومية لما يُرفض أو يتأخر.
6. الشهر السادس: التشغيل الكامل قبل الموعد، وتدريب فريق الحسابات على قراءة حالة كل فاتورة.

لا نلمس منطق نظامك في البيع أو المخزون. نضيف بجانبه طبقة صغيرة تأخذ الفاتورة بعد إصدارها وتتولى ما تطلبه المرحلة الثانية، ثم تعيد للنظام النتيجة: فاتورة معتمدة بختم الهيئة، أو مرسلة للمنصة، أو مرفوضة مع سبب الرفض.

1. نظامك يصدر الفاتورة
2. تحويلها إلى XML
3. الختم ورمز QR
4. اعتماد أو إرسال
5. حفظ الرد وعرض الحالة

• تسجيل الحل التقني على منصة فاتورة، وإدارة معرّفات ختم التشفير وتجديدها، وحفظ المفاتيح في مكان آمن لا يصل إليه إلا النظام.
• إعادة المحاولة: إذا لم ترد المنصة، يعيد النظام الإرسال على فترات ويحفظ ما يثبت المحاولات، كما يطلب الدليل التفصيلي3.
• شاشة متابعة لفريق الحسابات: كل فاتورة وحالتها وسبب أي رفض، بدل البحث في السجلات.
• أرشفة نسخ الفواتير وردود المنصة كما هي.

• إشعار الهيئة إن وصلك، وتاريخه، لنحسب المدة المتبقية على موعد موجتك.
• عينة من كل نوع فاتورة يصدرها نظامك: ضريبية، ومبسطة، وإشعار دائن، وإشعار مدين، بعد حذف ما لا نحتاجه من بيانات العملاء.
• طريقة الوصول إلى بيانات الفاتورة بعد إصدارها: قاعدة بيانات، أو ملفات، أو واجهة برمجية؛ ومن في فريقك يعرف النظام من الداخل.
• بيانات التسجيل الضريبي للمنشأة وفروعها، وعدد الأجهزة أو نقاط البيع التي تصدر فواتير.
• شخص من فريق الحسابات يراجع معنا نتائج الاختبار ويعتمد الانتقال للتشغيل.

إذا كان مطوّر نظامك الأصلي ما زال متاحًا فوجوده يختصر الوقت، وإن لم يكن متاحًا فنقرأ النظام ونعمل من بياناته مباشرة.

الفواتير فيها أسماء عملاء وأرقام ضريبية وعناوين، وبعضها بيانات شخصية. وطبقة الربط تعمل على استضافة تملكها أنت، ويمكن أن تكون داخل المملكة، ونحن نجهّزها لك. وإذا احتجت أي خدمة خارج المملكة، فنقل البيانات الشخصية خارجها تحكمه المادة 29 من نظام حماية البيانات الشخصية، ومن شروطها أن يقتصر على الحد الأدنى من البيانات اللازمة5، وتفصّل أحكامه لائحة سدايا لنقل البيانات الشخصية خارج المملكة4. أما الإرسال لمنصة فاتورة نفسها فهو إلى جهة حكومية سعودية.